Alea iacta est (El dado fue echado o la suerte está echada)
Julio Cesar mientras conducía su ejército
Por definición, un Gerente de proyecto por accidente es un profesional donde la gestión de proyectos es una responsabilidad secundaria, pero que a pesar de todo se le pide que gestione proyectos importantes. También puede ser cualquier persona que ahora gestiona un proyecto por primera vez con poca o ninguna experiencia o capacitación previa. Los siguientes ejemplos lateríos son casos de cómo se encaran los proyectos. Mientras lo lees, considera que ¿Hay algo hicieron bien? ¿Qué errores cometieron? O ¿Qué pudieron haber hecho para encarar el proyecto con éxito?
EJEMPLO LITERARIO: Si Noé fuera gerente de proyectos hoy
Hace poco, el Señor habló a Noé y le dijo: Dentro de 6 meses hare llover 40 días y 40 noches, hasta que toda la tierra sea cubierta de agua y le ordeno construir un Arca de 300 codos de largo, 50 de ancho y 20 de altura... Mientras tembloroso Noé solo atinaba a decir: OK, Señor, Ok. ¡Bueno, 6 meses y comenzara a llover!! Más vale tener el arca lista a tiempo, o aprende a nadar por el resto de tu vida.
Pasados los 6 meses, el cielo se nublo de golpe y el diluvio comenzó. El Señor se asomó entre las nubes y pudo ver a Noé llorando y no vio ningún Arca. ¿Dónde está el Arca, Noé? -pregunto. Perdóname, Señor -suplico el hombre-, hice lo que pude respondió, porque había tenido inconvenientes: Primero, tenía que buscar permiso de construcción y pagar impuestos para que aprueben los planos. Después le exigieron que el Arca tuviera un sistema de seguridad contra incendios, lo que pudo arreglar sobornando a un funcionario.
Entretanto, los vecinos se quejaron de que estaba construyendo en una zona residencial, y en eso perdió varios días en visitas inútiles a las oficinas del gobierno. Mas, el principal problema fue conseguir suficiente madera para fabricar el Arca, pues los del gobierno no quisieron entender que se trataba de una emergencia para salvar a la especie humana y a los animales, de paso le preguntaron si estaba loco.
Entonces aparecieron los sindicatos que, apoyados por el Ministerio de Trabajo, le exigieron dar empleo a sus carpinteros afiliados a parte de la familia con problemas de coordinación. Mientras, comenzaba a buscar los animales de cada clase y tropezó con el Ministerio de Agricultura que le obligo a llenar muchos formularios y pagar otros impuestos. Obras Publicas, por su parte, había pedido un plano de la zona que iba a ser inundada y le envió un globo terráqueo. Por último, la policía le hizo un allanamiento dizque en busca de drogas y le desbarato lo poco que ya había logrado avanzar en la construcción del Arca.
El cielo empezó a despejarse. Salió el Sol y un arco iris ilumino el firmamento. ¿Quiere eso decir, Señor, que ya no vas a destruir la Tierra? No -respondió una voz entre las nubes-, creo que los tú de Gobierno se están encargando de eso…. Y Noé se puso a pensar el de porque no había cumplido con el objetivo que le habían encomendado y de como con el tiempo el proyecto del Señor estaba por cumplirse.
EJEMPLO LITERARIO: La lección de Juan
Un día, Juan Hernández contesta el teléfono antes del segundo timbre. Es su jefe, Luis Flores. Y le dijo Juan, me gustaría que pases por mi oficina justo después del almuerzo. Juan no estaba realmente seguro de por qué el jefe lo estaba llamando, lo que hace que la hora del almuerzo sea larga. Él sabe que ha estado haciendo un buen trabajo últimamente. De hecho, él sabe que es probablemente la persona con mayor capacidad técnica en el grupo. La mente de Juan comienza a correr... ¿Tal vez sea un premio? ¿Podría ser un accenso que estaba esperado? y entra cautelosamente en la oficina de Luis y de dice Juan, tengo buenas noticias para ti, comienza. Como usted sabe, nuestra compañía está desarrollando un sistema de comercio electrónico de empresa a empresa (B2B). Como parte de esa iniciativa, me gustaría que explore la posibilidad de integrar nuestro proceso de pedido de compra con el sistema de comercio electrónico B2B.
Le habían asignado el puesto. Juan estaba feliz de haber sido nombrado Gerente del proyecto. El proyecto B2B, el sistema permitiría a la compañía. Este proyecto le proporcionaría a Juan su primera experiencia de administración real. Juan decidió hacer un buen trabajo en su proyecto. Él armó una lista de tareas. Por su experiencia desde que abandonó la universidad, sabía que era importante reunir al "Personal del proyecto". Después de pensar detenidamente, decidió que necesitaba un analista de negocios, un especialista en adquisiciones, un experto en Internet, un experto en comercio electrónico y un experto en logística. Pensó que él y el analista de negocios serían los únicos recursos a tiempo completo y el resto tendría que dedicar algún tiempo al proyecto como escribir una sección del plan y el informe para luego juntar las partes.
Cuando Juan comenzó a juntar al equipo, inmediatamente tuvo problemas: no pudo conseguir los analistas y los expertos que necesitaba porque manifestaron una serie de pretextos para no participar en el proyecto o que algunos y los que estuvieron con predisposición conocían poco o nada de B2B. Hasta ahora, toda su experiencia en la compañía había sido bastante amigable, esta era una parte del negocio que no había visto antes.
Durante todo el fin de semana, Juan se preparó para la reunión. Preparó un documento preliminar de 5 páginas, identificó los hitos que los miembros del equipo debían cumplir, creó pautas para las actividades a realizar y leyó varios artículos de revistas sobre tecnología de Internet y procesamiento de pedidos en línea. El lunes a las nueve en punto, Juan llegó a la sala de reuniones y la encontró vacía. A las 09:30, solo habían aparecido otros dos miembros del equipo del proyecto. Aparentemente, quienes le habían asegurado que estarían allí no se presentaron.
Sin lograr nada, Juan cerró la reunión y regresó a su oficina. Aproximadamente una hora después, Luis llamó a Juan a su oficina para decirle que estaba suspendiendo el proyecto de automatización de procesamiento de pedidos. Dijo: alguien se acercó al presidente de la compañía y se quejó de que usted y yo somos un par de aficionados y corríamos haciendo cosas que no teníamos que hacer. Luis parecía resignado y continuó: Lo siento, Juan. Algunas veces ganas y otras pierde. La próxima vez lo haremos mejor, ¿si?
Juan murmuró su asentimiento y luego volvió a su oficina. Cerrando la puerta, se sentó en su escritorio y miró por la ventana. ¿Qué había hecho mal, y por qué alguien le había dicho al presidente de la compañía que era un aficionado? A medida que las implicaciones de la última semana se establecieron, Juan se preguntó sobre su futuro en la compañía.
La historia de los proyectos está llena de fábulas de gerentes de proyectos que pudieron tomar los recursos y convertirla en un éxito de proyecto. Para que tenga éxito, tendrá que confiar en su habilidad para capacitar, asesorar y motivar, a fin de obtener un nivel de rendimiento que necesita con los asignados para trabajar en su proyecto.
ANEXO: Documento (.PDF) para descargar:
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